Совместная работа с одним файлом это больше в сторону баз данных. Обеспечить корректную совместную работу не так то просто.
Основная проблема - это различного рода коллизии. Например, одна система удалила записи, а другая в этот момент их читает. Что считать корректным? Или еще веселее ситуация, одна система удалила запись, а другая в этот момент их изменила. В базах данных есть довольно сложный механизм транзакций, который позволяет решать такую проблему.
Как вариант, можно попробовать настроить доступ к Excel через механизм ODBC. Он эмулирует работу с Excel, как с базой данных. Тогда, возможно, получится экспортировать данные в файл, даже если он открыт. Правда, как это будет работать и будет ли так работать вообще зависит от драйвера. Но попробовать можно.
При этом важно, чтобы все импорты и экспорты работали через ODBC, т.к. если файл будет открыт каким-то другим способом, то могут быть проблемы из-за блокировки файла. В общем, надо поэкспериментировать.
